Für ein wachsendes Unternehmen suchen wir Dich zur Vermittlung in eine Festanstellung als Office Manager (m/w/d) für den Standort Norderstedt in Vollzeit.
Unser Mandant ist ein etabliertes Single Family Office, das sich auf das professionelle Management eines langfristig ausgerichteten Familienvermögens spezialisiert hat. Im Fokus stehen die Verwaltung und strategische Entwicklung von Beteiligungen, Immobilien sowie weiteren Kapitalanlagen.
Das Unternehmen zeichnet sich durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein diskretes, professionelles Arbeitsumfeld aus. Mitarbeitende profitieren von einer langfristigen Perspektive, hoher Eigenverantwortung sowie einer wertschätzenden Unternehmenskultur, in der Qualität, Verlässlichkeit und nachhaltiges Handeln im Mittelpunkt stehen.
Wir haben Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung per E-Mail oder über den "DIREKT BEWERBEN" -Link im Kontaktfeld.
Was Du erwarten kannst
Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit
Ein attraktives Jahresgehalt nach Qualifikation und Berufserfahrung
Eine abwechslungsreiche Position in einem langfristig orientierten und wirtschaftlich stabilen Unternehmen
Ein professionelles, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
Moderne digitale Arbeitsmittel und innovative Arbeitsweisen
Die Möglichkeit, Prozesse und Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten
Attraktive Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung
Betriebliche Zusatzleistungen, unter anderem JobRad oder Wellpass
Wöchentliches gemeinsames Teamessen
Flexible Arbeitszeiten innerhalb eines verlässlichen Rahmens
Eine langfristige Perspektive in einem kleinen, kollegialen Team
Deine Aufgaben
Organisation und Koordination administrativer Abläufe sowie Unterstützung bei internen Projekten
Termin-, Fristen- und Aufgabenmanagement sowie Nachverfolgung offener Themen
Erstellung von Protokollen, Entscheidungsvorlagen, Checklisten und organisatorischen Unterlagen
Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentenvorlagen, Präsentationen und Standards
Strukturierung und Optimierung digitaler sowie analoger Ablagesysteme
Erstellung und Pflege von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanleitungen und Wissensdokumentationen
Unterstützung bei administrativen Themen rund um Gesellschaftsunterlagen, Vollmachten, Registerauszüge und Bankanforderungen
Koordination von KYC-Unterlagen sowie weiterer Dokumentations- und Compliance-Prozesse
Organisation von Unterschriftenläufen, Freigaben und administrativen Abstimmungen
Planung und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern aus den Bereichen IT, Facility Management und Büroservices
Unterstützung der internen Organisation, des Gästeempfangs sowie der Besprechungs- und Bürokoordination
Einsatz moderner digitaler Tools und KI-Anwendungen zur Recherche, Dokumentation und Strukturierung von Informationen
Dein Profil
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer administrativen Koordinationsfunktion
Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Organisationstalent sowie Freude daran, Prozesse zu strukturieren und kontinuierlich zu verbessern
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook
Hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen sowie Interesse an modernen KI-Anwendungen
Diskretion, Zuverlässigkeit und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert
Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Dokumentenmanagementsystemen
Kenntnisse in den Bereichen Governance, KYC, Banken oder Compliance
Erfahrung aus einem Family Office, einer Vermögensverwaltung, Bank, Kanzlei oder Unternehmensberatung