Assistant(e) Administratif(ve) - Administrative Assistant
Bird Heavy Civil (BHC) est un leader de la construction des grands travaux en génie civile, réalisant des projets d’infrastructure essentiels qui soutiennent la croissance du Canada. Grâce à son expertise dans les secteurs minier, énergétique, hydroélectrique, du transport et de la construction industrielle, BHC allie excellence technique, capacités d’exécution avec notre propre main d’œuvre & équipements ainsi qu’une culture axée sur la sécurité afin de mener à bien des projets d’un océan à l’autre.
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de bureau organisé(e), proactif(ve) et axé(e) sur le service afin de soutenir les opérations quotidiennes de notre bureau de Montréal ainsi que d’offrir un soutien administratif à l’équipe de direction par l’entremise de l’adjointe exécutive.
La personne retenue sera responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau, de maintenir un environnement de travail professionnel et accueillant, de coordonner diverses activités administratives et de soutenir les initiatives et demandes de la direction qui lui seront confiées. Ce rôle requiert un excellent sens de l’organisation, une grande attention aux détails, de la discrétion et la capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Ce rôle est en présentiel, 5 jours semaine.
Bird Heavy Civil (BHC) is a leader in heavy civil construction, delivering critical infrastructure projects that support Canada's growth. With expertise in mining, energy, hydroelectric, transportation, and industrial construction, BHC combines technical excellence, self-perform capabilities, and a safety-first culture to successfully execute projects from coast to coast.
We are seeking a highly organized, proactive, and service-oriented Administrative Assistant & Office Coordinator to support the day-to-day operations of our Montréal office and provide administrative assistance to senior leadership through the Executive Assistant.
The successful candidate will be responsible for ensuring the office operates efficiently, maintaining a professional and welcoming work environment, coordinating administrative activities, and supporting leadership initiatives and requests as delegated. This role requires excellent organizational skills, strong attention to detail, discretion, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. This role is in-person 5 days a week.
Ce sur quoi vous travaillerez
Administration et coordination du bureau
Agir à titre de personne-ressource principale pour l’administration générale du bureau et les opérations quotidiennes.
Veiller à ce que les espaces de bureau, salles de réunion, cuisines et aires communes demeurent propres, organisés, bien approvisionnés et fonctionnels.
Gérer les fournitures de bureau, l’équipement, le mobilier, les demandes de maintenance et les relations avec les fournisseurs de services.
Coordonner les livraisons, services de messagerie, la distribution du courrier et la réception des colis.
Soutenir l’organisation d’événements de bureau, de célébrations d’employés, de réunions, d’activités de mobilisation d’équipe et de conférences.
Assurer la coordination logistique de l’intégration des nouveaux employés, incluant la préparation des postes de travail, les accès au bureau, les fournitures, l’accueil et l’orientation.
Maintenir à jour l’inventaire des ressources et du matériel de bureau et surveiller les niveaux d’approvisionnement.
Coordonner les repas et dîners de bureau selon les besoins et les demandes.
Soutien administratif et exécutif
Fournir un soutien administratif à l’équipe de direction sous la supervision de l’adjointe exécutive.
Assister à la gestion des agendas, à la planification des réunions, à la réservation des salles et à la coordination des aspects logistiques.
Soutenir l’organisation des déplacements professionnels, de l’hébergement, du transport et des…