Poste en CDD, basé à Paris 1er.
LA DIVISION MODE
La Mode est l’activité originelle de la Marque. Deux collections de Haute Couture, six collections de Prêt-à-Porter et deux collections capsules d’inspiration sportswear et lifestyle - Coco Beach et Coco Neige - proposent un style captant l’air du temps et s’inscrivent dans le quotidien des femmes. Une silhouette en mouvement et des accessoires constituent une part essentielle de l’allure de CHANEL et des codes intemporels de la Marque, immédiatement identifiables, imaginés par Gabrielle Chanel et interprétés désormais par Matthieu Blazy.
VOTRE IMPACT CHEZ CHANEL
Au sein de la Direction Sécurité de CHANEL SAS et des Activités Mode, vous accompagnez le Directeur Sécurité et contribuez au bon fonctionnement quotidien de la Direction et de son équipe.
Véritable point d’appui organisationnel, vous assurez une mission d’assistanat de direction avec une forte dimension administrative. Vous veillez en particulier à la qualité du suivi budgétaire, au traitement de certaines commandes, à la bonne exécution des processus internes et à la coordination avec les interlocuteurs concernés.
Dans un environnement exigeant, rythmé et confidentiel, vous facilitez la circulation de l’information, anticipez les échéances et garantissez la fiabilité du suivi des dossiers.
VOS PRINCIPALES MISSIONS
Assurer la gestion administrative et budgétaire de la Direction
· Assurer le suivi administratif du budget de la Direction et tenir à jour les outils de pilotage correspondants ;
· Suivre les engagements de dépenses en lien avec les responsables de pôle et les équipes Finance ;
· Créer, passer et suivre certaines commandes, depuis la demande initiale jusqu’à leur bonne réception et leur clôture administrative ;
· Collecter et contrôler les pièces nécessaires au traitement des commandes, des prestations et des factures ;
· Gérer les notes de frais du Directeur Sécurité.
Accompagner le Directeur dans l’organisation de son activité
· Gérer un agenda agile et mouvant, organiser les rendez-vous et prioriser les sollicitations en fonction de leur urgence et de leur criticité ;
· Organiser les réunions, déplacements, hébergements et temps forts de la Direction, en France comme à l’international ;
· Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires aux rendez-vous, réunions et prises de décision ;
· Coordonner les circuits de signature, de validation et de transmission de documents ;
· Accueillir de manière qualitative et personnalisée les visiteurs et partenaires de la Direction ;
· Traiter les notes de frais et assurer le suivi des démarches administratives associées.
Faciliter la coordination et la vie de l’équipe
· Être un relais d’information au sein de la Direction et contribuer à la fluidité des échanges avec ses partenaires internes et externes ;
· Participer à l’organisation des réunions d’équipe, séminaires et autres moments collectifs ;
· Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux arrivants ;
· Gérer les besoins courants de la Direction : fournitures, matériel, demandes informatiques, plateaux-repas et organisation logistique ;
· Contribuer à la réalisation et à la mise en forme de présentations, comptes rendus, tableaux de suivi et documents de synthèse ;
CE QUE VOUS APPORTEREZ
· Une expérience de 8 ans minimum dans une fonction d’assistanat de direction, idéalement acquise au sein d’une organisation exigeante ;
· Une réelle appétence pour les missions administratives et une expérience solide du suivi budgétaire, des commandes et de la facturation ;
· Une grande rigueur, un excellent sens de l’organisation et une capacité à anticiper et à gérer plusieurs échéances simultanément ;
· Autonomie, réactivité, polyvalence, sens du service et capacité à prendre des initiatives ;
· Un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité ;
· D’excellentes qualités relationnelles, de la diplomatie et la capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, à tous les niveaux…