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Responsable de la gestión integral y administración de las residencias de Zapotal que albergan prospectos de ventas, huéspedes y miembros. Su función principal es coordinar, supervisar y dar seguimiento a todos los servicios asociados con cada hogar (mantenimiento, limpieza, abastecimiento y conserjería), garantizando la más alta calidad en hospitalidad y atención personalizada. El RS Representative funge como principal punto de contacto de los miembros durante su estadía, asegurando su satisfacción mediante respuestas oportunas, comunicación constante y ejecución impecable de cada solicitud. RESPONSABILIDADES DE LA POSICIÓN:
Responsable directo del seguimiento de todas las solicitudes de miembros, huéspedes o prospectos relacionadas con la residencia donde se hospedan y/o solicitudes de servicio dentro del Club o fuera de la propiedad.
Mantener información precisa sobre las fechas y detalles de llegada y salida de los miembros, asegurando que los equipos de Residential Services (RS) y Member Services (MS) estén actualizados.
Coordinar, supervisar y dar seguimiento a cualquier solicitud de conserjería de los huéspedes, generando itinerarios escritos y enviándolos por correo electrónico antes de la llegada, asegurando que todas las solicitudes se cumplan según los estándares de Zapotal.
Actuar como enlace entre los huéspedes y el personal en el lugar para definir, asegurar y ejecutar arreglos y servicios solicitados por los propietarios.
Realizar recorridos semanales por cada residencia para inspeccionar el estado general, identificar daños o mejoras necesarias, y generar informes para asignar tareas a los jefes de área (Limpieza, Mantenimiento, Paisajismo y/o contratistas independientes). Entregar copia de todos los informes semanalmente al Director y coordinador de RS.
Mantener comunicación constante con el Director de Mantenimiento para asegurar la ejecución de reparaciones y el cumplimiento de los programas de mantenimiento preventivo.
Realizar inspecciones previas a la llegada de miembros/prospectos para garantizar limpieza, almacenamiento básico, disposición general de la residencia, funcionamiento de comodidades, inspección de mantenimiento y atención a solicitudes especiales.
Supervisar el estado de la residencia tras la salida de los huéspedes, verificando el apagado de equipos, coordinando servicios de limpieza y asegurando que la propiedad quede cerrada y segura.
Generar cronogramas mensuales de servicios de limpieza y fumigación para todas las residencias, alineándolos con las visitas programadas de los miembros y revisando los horarios con el Gerente de Houskeeping.
Coordinar la disponibilidad de las residencias en conjunto con el Director y coordinador de Servicios Residenciales.
Revisar y aprobar todos los gastos relacionados con cada residencia, entregando facturas al Director y coordinador de RS para su ingreso al sistema de facturación.
Coordinar y dar seguimiento al pago oportuno de las facturas a proveedores.
Revisar y enviar estados de cuenta a cada huésped por gastos residenciales y gastos adicionales del Club.
Hacer seguimiento a pagos de huéspedes y cuentas por cobrar.
Administrar la caja chica y controlar compras de comestibles, verificando fechas de vencimiento y calidad de los productos.
Obtener cotizaciones de obras o servicios y realizar comparaciones de precios para asegurar eficiencia en gastos.
Asistir a reuniones diarias y semanales de alineación, presentando notas y avisos importantes para compartir con el equipo.
Preparar informes especiales y manejar proyectos o tareas adicionales según las indicaciones del Director y coordinador de RS.
Mantener comunicación profesional, proactiva y constante con propietarios, miembros y huéspedes, usando teléfono, correo electrónico u otros medios según sus preferencias.
Utilizar de manera responsable el activo fijo…