- Where
- Hồ Chí Minh, Việt Nam, Ha Nam,Binh Dinh, Việt Nam
- Level
- Intern
1.
Nhiệm vụ & trách nhiệm chính 1.
1.
Kiểm tra hồ sơ nhân viên • Kiểm tra tính đầy đủ, chuẩn xác và tình trạng của hồ sơ giấy theo danh mục chuẩn.
• Phân loại, sắp xếp hồ sơ theo danh mục/ nhóm tài liệu.
• Gắn nhãn tài liệu theo quy định của công ty.
1.
2.
Scan & số hóa tài liệu • Thực hiện scan tài liệu bằng máy scan chuyên dụng.
• Kiểm tra chất lượng bản scan (độ nét, độ nghiêng, thiếu trang…).
• Chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử (PDF, PNG…) theo yêu cầu.
• Đặt tên file theo quy chuẩn: mã hồ sơ – loại tài liệu – ngày tháng.
1.
3.
Lưu trữ & quản lý tài liệu e-filing • Upload tài liệu lên hệ thống e-filing theo đúng cấu trúc thư mục.
• Đảm bảo file được lưu đúng vị trí, đúng mã và đúng quy tắc phân loại.
• Cập nhật trạng thái hồ sơ vào bảng theo dõi (Excel/Google Sheet/ phần mềm quản lý).
• Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ khi có yêu cầu từ bộ phận liên quan.
• Sắp xếp hồ sơ vật lý trong kho lưu trữ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.