- Where
- Ref: 3600, Ort: Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland
- Level
- Mid
Aufgaben :
Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem
Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden.
Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten
Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken
Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting
Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools
Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung
Allgemeine Projekttätigkeiten und organisatorische Aufgaben
Qualifikation :
Abgeschlossenes Bachelor-Studium der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik o. ä. oder eine kaufmännische Berufsausbildung mit mindestens zweijähriger Erfahrung im genannten Umfeld
Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Back Office, Büromanagement o. ä.
Praktische Erfahrungen in der Nutzung eines IT-Ticketsystems und möglichst der Tool-Suite USU Servicemanagement
Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Programmen:
Word (Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen mit Verweisen, Einbindung von Illustrationen oder Grafiken)
Excel (sVerweis, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung ) / PowerPoint / OneNote (mindestens zwei Jahre Erfahrung)
Outlook für die Bewirtschaftung eines Team-Postfachs (Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung über mehrere Postfächer, Serien-Terminverwaltung)
Möglichst Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen, Verlaufsprotokollen, Ergebnisprotokollen, Erstellung von Sachstandsberichten, Projektberichten sowie in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen und im Lizenzmanagement
Organisation von Präsenzmeetings sowie Termin- und Veranstaltungsmanagement
Idealerweise Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten mit TYPO3
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (mind. Niveaustufe C2) in Wort und Schrift
Hohe Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen und Eigenverantwortung / Verantwortungsbewusstsein, gutes Zeitmanagement, gute kommunikative Fähigkeiten
Unser Angebot:
Homeoffice bis 80% möglich, Gleitzeit
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30 Tage Urlaub