When joining PerkinElmer, you select an experienced and trusted leader in scientific solutions, with the support of a global service network and distribution centers, providing the right solution, at the right time, to meet critical customer needs. With over an 80+ year legacy of advancing science and a mission of innovating for a healthier world, our dedicated team collaborates closely with commercial, government, academic and healthcare customers to deliver our broad portfolio of analytical solutions, and OneSource services.
Job Title
Office Assistant (H/F/X)
Location(s)
Villepinte
Job Description
PerkinElmer recherche un (e) assistant (e) administratif (ve).
Il/Elle sera chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau, du centre de formation et des locaux destinés à l'accueil des clients. Il est le principal interlocuteur des visiteurs, des clients, des employés et des partenaires externes, tout en apportant un soutien administratif, logistique, technique et opérationnel.
Ses principales responsabilités comprennent la gestion de l'accueil, la coordination des visiteurs, le soutien aux formations et aux visites clients, la supervision des locaux, la gestion du courrier et des expéditions, ainsi que la gestion des stocks de matériel informatique et d'appareils mobiles.
Principales responsabilités
Accueil et gestion de la réception
Servir de point de contact principal pour les visiteurs, les clients, les fournisseurs et les employés.
Gérer le fonctionnement de l'espace d'accueil, en veillant à offrir un environnement professionnel et accueillant.
Répondre aux appels téléphoniques entrants et aux demandes de renseignements généraux, et les rediriger si nécessaire.
Coordonner les réservations de salles de réunion et l'accueil des visiteurs.
Apporter son soutien aux tâches administratives et aux activités liées aux locaux, selon les besoins.
Formation et accompagnement des visites clients
Coordonner la logistique des visites clients, des sessions de formation et des événements.
Préparer les salles de formation, le matériel, l’équipement et les rafraîchissements selon les besoins.
Gérer les inscriptions des participants, le suivi des présences et la documentation.
Collaborer avec les formateurs, les équipes commerciales et les parties prenantes de l’entreprise pour garantir le bon déroulement des événements.
Apporter un soutien pour la planification, l’organisation des déplacements et la coordination de l’hébergement des visiteurs et des formateurs, le cas échéant.
Gestion du courrier et de la distribution
Servir de point de contact central pour le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et les envois.
Trier, distribuer et assurer le suivi du courrier et des colis.
Coordonner les activités d'expédition et de réception avec les services internes et les prestataires externes.
Tenir à jour les registres des livraisons et des envois.
Gestion des stocks de matériel informatique et d’appareils mobiles
Tenir à jour les registres d’inventaire des actifs informatiques, notamment les ordinateurs portables, les écrans, les périphériques et les téléphones mobiles.
Coordonner l’attribution, la collecte et le suivi du cycle de vie du matériel.
Accompagner les processus d’intégration et de départ des collaborateurs liés à la remise et à la restitution du matériel.
Collaborer avec les équipes informatiques pour garantir l’exactitude des registres d’actifs et des niveaux de stock.
Réaliser des audits périodiques et des rapprochements d’inventaire.
Gérer les niveaux de stock et les demandes de commande de matériel de bureau et informatique.
Coordination des installations et services liés au lieu de travail
Effectuer des inspections régulières des installations afin de garantir un environnement de travail propre, sûr et professionnel.
Superviser et coordonner l’entretien des équipements de bureau, notamment les machines à café, le matériel de cuisine, et les distributeurs d’eau.
Veiller à ce que les stocks de café, de…