Titel: Senior-Empfangskraft
Standort: 60329 Frankfurt am Main
Gehalt: €21.500 EUR pro Jahr
Vertrag: Unbefristet, Teilzeit
Schichten: 25 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag; 5-Stunden-Schichten im Zeitfenster von 09:00 bis 15:00 Uhr.
Pause: 30 Minuten
Arbeitsmodell: Vollständig vor Ort
Williams Lea sucht einen Senior Reception Specialist zur Verstärkung unseres Teams !
Williams Lea ist ein weltweit führender Anbieter technologiegestützter Geschäfts- und Marketingdienstleistungen. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Prozesse durch robuste, skalierbare 24/7-Abläufe zu steuern und zu transformieren. Dabei verbinden wir fundiertes Fachwissen, Workflows mit integrierter, eigenständig agierender KI (Agentic AI) und ein globales Bereitstellungsmodell zu einem nahtlosen, technologiegestützten Erlebnis, bei dem menschliche Experten stets eingebunden sind („Human-in-the-Loop“). So verhelfen wir unseren Kunden zu herausragenden Geschäftsergebnissen.
Auf der Basis einer starken Tradition und exzellenter Kundenbeziehungen nutzen wir tiefgreifendes Branchenwissen, innovative Technologien und unser globales „Optishore™“-Bereitstellungsmodell, um Geschäftsprozesse zu planen, aufzubauen, umzusetzen und zu messen. Auf diese Weise fördern wir operative Agilität sowie die digitale Transformation – schnell und in großem Maßstab.
Williams Lea, ein Unternehmen von RRD, betreut Kunden in 20 Ländern auf vier Kontinenten und beschäftigt weltweit 15.000 Mitarbeiter.
Position Summary
Die leitende Empfangskraft ist für einen professionellen Empfang verantwortlich, serviceorientierten und reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich verantwortlich. Die Position stellt einen freundlichen und verbindlichen ersten Kontakt für Besucher, Mandanten, Geschäftspartner und Mitarbeitende sicher und unterstützt die tägliche Organisation des Empfangs, der Besprechungsräume sowie ausgewählter administrativer Abläufe.
Anforderungsprofil
Abgeschlossene Schulausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
Mindestens 3 Jahre Erfahrung in den Bereichen Empfang, Gastgewerbe, Büroassistenz, Workplace Services oder einem vergleichbaren kundenorientierten Umfeld sind erforderlich.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Mindestens B2 Level; empfehlenswert C2/C1 Level
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein verbindliches und gepflegtes Auftreten.
Sicheres Kommunikationsvermögen im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
Gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
Fähigkeit, auch bei erhöhtem Besucheraufkommen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln.
Gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; Erfahrung mit Besucher- oder Raumbuchungssystemen ist von Vorteil.
Bereitschaft, Materialien mit einem Gewicht von bis zu 10–15 kg zu bewegen.
Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Professionalität.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Empfang und Besucherbetreuung
Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern, Mandanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe, Nachrichten und allgemeiner Anfragen.
Unterstützung bei Besucheranmeldung, Zutrittsregelungen, Ausweisausgabe und Parkkoordination gemäß den standortbezogenen Vorgaben.
Sicherstellung einer verlässlichen Besetzung des Empfangsbereichs während der zugewiesenen Einsatzzeiten.
Weiterleitung von Anliegen an die jeweils zuständigen internen Ansprechpartner.
Besprechungsraum- und Bewirtungsunterstützung
Unterstützung bei der Reservierung und Koordination von Besprechungsräumen.
Vorbereitung und Kontrolle der Besprechungsräume im Hinblick auf Ordnung, Sauberkeit und Einsatzbereitschaft.
Unterstützung bei der Bereitstellung von Getränken, Bewirtung und Besprechungsvorbereitungen nach Bedarf.
Mitwirkung bei der Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes von Besprechungsräumen, Teeküchen und Gemeinschaftsflächen.
Abstimmung mit internen…